Zarządzanie projektami jest dla wielu osób pojęciem niezrozumiałym. Bo czym jest projekt? Czymś niematerialnym, abstrakcyjnym pojęciem. Zarządzanie nim wydaje się więc równie abstrakcyjne. Większość z nas nie ma problemu z wyobrażeniem sobie zarządzania zespołem czy produktem, ale zarządzanie projektem cieżko sobie wyobrazić. W szczególności, że projekt nie może istnieć bez zespołu, a często także – bez produktu.

Zacznijmy więc od wyjaśnienia, czym jest projekt. Projekt to unikalne przedsięwzięcie, mające swój dobrze zdefiniowany cel, swój początek i datę końca. Aby mowić o projekcie, spełnione muszą być jednocześnie wszystkie te cztery kryteria. Ważna jest jednak w szczególności niepowtarzalność i wyznaczona data końca, gdyż to właśnie one pozwalają łatwo odróżnić projekt od produktu czy procesu.

Przykładowym projektem może być np. budowa biurowca. Nawet jeżeli dana firma zajmuje się tylko budową biurowców i ma w tym doświadczenie, to jednak każdy z nich jest unikalny. Budowany jest w oparciu o inny plan, a więc do jego budowy potrzebne będą inne materiały, a z samą budową będą wiązały się inne ryzyka. Cel tego projektu jest jasny – wybudowanie konkretnego biurowca, zgodnego z jego projektem architektonicznym. Jasna jest także data startu oraz pożądana data zakończenia całej budowy.

Jeżeli jednak dana firma deweloperska zajmuje się budową osiedli identycznych domów jednorodzinnych, to zbudowanie kolejnego takiego domu nie jest już projektem. Owszem, cel jest jasny (zbudowanie domu), wyznaczona jest także data startu i zakończenia, jednak nie jest spełniony warunek unikalności. Ekipa dokładnie wie, kto czym ma się zająć, projekt architektoniczny zna już pewnie na pamięć, a większość ryzyk projektowych zdążyła się ujawnić przy budowach poprzednich takich domów. Można więc przyjąć, że jeśli wiadome jest, kto co robi (przez co nie jest wymagane planowanie prac) – nie jest to projekt.

No dobrze, ale jak się ma zarządzanie projektami do życia prywatnego. Otóż.. W życiu prywatnym prowadzimy więcej projektów niż nam się wydaje! Projektem jest nie tylko budowa własnego domu czy zaplanowanie wesela, ale także: wyjazd na wakacje, wybór przedszkola dla dziecka, przygotowanie się do egzaminu, posprzątanie domu na święta czy nawet dojazd do znajomych, u których jeszcze nie byliśmy. Pamiętajmy bowiem, że projekt nie musi być długi. Cechuje go natomiast (oprócz wymienianych juz wcześniej: unikalności, celu, daty startu i końca) konieczność zaplanowania. Osobę, która się tym planowaniem zajmuje nazywamy Kierownikiem Projektu. W warunkach domowych, zespołem projektowym są natomiast domownicy. Dostają oni od Kierownika Projektu konkretne zadania do wykonania. Kierownik jest odpowiedzialny za dopilnowanie, aby zostały one zrealizowane w terminie (w przeciwnym wypadku mogłoby dojść do opóźnień w projekcie!) oraz jest odpowiedzialny za ich odebranie (weryfikację jakości wykonuje sam lub z czyjąś pomocą). Kierownik Projektu zarządza także tzw. ryzykami projektowymi. Oznacza to, że jeszcze przed oficjalnym uruchomieniem projektu (czyli w etapie jego planowania) powinien przemyśleć, co może pójść nie tak i czy można już teraz temu zapobiec, a jeśli nie – jaki będzie plan B. Jest on także odpowiedzialny za zarządzanie kryzysowe, czyli skoordynowanie działań w przypadku zmaterializowana się ryzyka.

Jako przykład projektu weźmy urodziny znajomych. Warto byłoby kupić im jakiś prezent, na co składa się: zebranie pomysłów na prezent, zorganizowanie zrzutki pieniędzy, sam jego zakup, zakup papieru ozdobnego oraz zapakowanie prezentu. Każde z tych zadań może być realizowane przez inną osobę. Potrzebny jest jednak Kierownik Projektu, który wszystkie te działania skoordynuje i zadba o to, żeby np. dwie osoby nie zajęły się tym samym (co mogłoby skutkować np. zakupieniem dwóch zestawów papierów do pakowania), a z drugiej strony – żeby każde zadanie zostało przydzielone i wykonane (inaczej któreś mogłoby zostać pominięte). Warto też od razu zastanowić się nad ryzykami, czyli zadać sobie pytanie „Co może pójść nie tak?”. Może się np. zdarzyć, że zebrana kwota będzie niewystarczająca na zakup prezentu. Co wtedy? Czy osoba, która jest właśnie w sklepie ma dzwonić po kolej do wszystkich i pytać o pozwolenie na zakup rzeczy przekraczającej ustalony budżet? A jeśli się do kogoś nie dodzwoni – co wtedy? A może powinna zakupić prezent dokładając chwilowo pieniądze z własnej kieszeni? A co jeśli inni nie zgodzą się oddać mu tej kwoty tłumacząc, że było trzeba kupić coś tańszego? A może osobom zrzucający się na prezent nie spodoba się to, co finalnie zostało zakupione? itd…. Ryzyk związanych z każdym pojedynczym zadaniem w projekcie jest sporo. Warto już na starcie zidentyfikować przynajmniej te ważniejsze i być może zastanowić się nad zmianą planów tak, aby ich uniknąć. Możliwym rozwiązaniem na wymienione ryzyka mógłby być zakup prezentu przez Internet. Wówczas link do przedmiotu można wysłać wszystkim zainteresowanym, a zamówić go dopiero po uzyskaniu ich akceptacji. Dopieto wtedy zorganizować zbiórkę pieniędzy, która zapewne zakończy się zanim paczka do nas dojdzie i będzie trzeba za nią zapłacić. Ale takie podejście niesie za sobą inne ryzyka. A co w przypadku opóźnienia się wysyłki? Może przecież nie dojść na czas i wtedy nie będziemy mieć prezentu. A co jeśli przesyłka przyjdzie, ale przedmiot nie będzie odpowiadał temu przez nas zamawianemu lub będzie niskiej jakości? W związku z tymi ryzykami warto by zamówić prezent z odpowiednim wyprzedzeniem. Planowanie, zarządzanie ryzykami i sprawna koordynacja działań zespołu pozwalają ograniczyć stres i nerwy spowodowane problemami w projekcie lub całkowicie ich uniknąć.

I tak oto każdy z nas jest Kierownikiem Projektu, mimo że często nawet o tym nie wie. Warto przyjąć tę rolę świadomie i zająć się kompleksowo wszystkimi obszarami odpowiedzialności Kierownika Projektu.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *